Kapitel aus dem Buch "Spielend zum Ziel - Handbuch für das Erreichen Ihrer persönlichen Ziele"

Das Projekt (Kapitel 14)

Je üppiger die Pläne blühen, umso verzwickter wird die Tat.

Erich Kästner

Definition

Das Wort Projekt leitet sich ab von lateinisch „proiectum“ bzw. „proiectus“ und „prōicere“: „nach vorn geworfen“. In diesem Sinne verwandt sind die Worte „Projektil“ und „Projektion“. Das deutsche Wort Projekt ist seit Ende des 17. Jahrhunderts im Gebrauch, vorwiegend für beabsichtigte Unternehmungen und Bauvorhaben.

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben in einem bestimmten Zeitraum. Es ist ausgerichtet auf ein vorgegebenes Ziel und besteht aus einer Reihe von aufeinander abgestimmten, geführten Tätigkeiten. Jede Tätigkeit (Projektschritt; oder gruppiert auch Projektphase) besitzt einen logischen Anfangs- und Endtermin. In einem Projekt werden die Aspekte 1. Zeit, 2. Ressourcen und 3. Qualitätsmerkmale der Zwischen- und Endergebnisse gesteuert und geregelt.

Die Zielvorgaben eines Projektes sollten nach der so genannten SMART-Regel vorab formuliert werden: SMART = spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert.

Je nach Größe können Projekte in Phasen oder Abschnitte gegliedert gebildet. Projektphasen enden jeweils mit einem Meilenstein, deren Erreichung ist ein Maß für den Fortschritt des Projekts. Eine zeitliche und inhaltliche Überlappung von Projektphasen ist möglich.

Wann haben wir ein Projekt?

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, um ein Projekt

zu haben? Hier machen wir uns die Arbeit leicht: Jede Angelegenheit, die wichtig genug ist, die komplex zu sein scheint und für die irgendwie keiner richtig zuständig ist.

Die Formel lautet kurz:

Abbildung 10: Die „wkz-Formel“ oder „w+k+z=P“
Abbildung 10: Die „wkz-Formel“ oder „w+k+z=P“

Wenn alle drei Aspekte zutreffen, gibt es ein Projekt, auch wenn es nicht als solches wahrgenommen wird.

Mit der „wkz-Formel“ (oder „w+k+z=P)“ können Sie ermitteln, ob sie ein Projekt haben. Wenden Sie hier einfach folgende Berechnung an: Geben Sie jedem Summanden eine Relevanz von 1 bis 10 und addieren sie die Zahlenwerte. Niedrig = nicht zutreffend, hoch = absolut zutreffend. Der niedrigste Werte wäre eine 3, der höchste eine 30. Ab einem Wert von 12 kann man von einem Projekt sprechen; ab 20 ist es definitiv ein Projekt.

Ein Projekt ist die Planung zur Erreichung von Zielen und hat immer ein Produkt (Nutzenmerkmale) als Ergebnis (Projektziel). Dieses Produkt ist entweder völlig neu oder wesentlich hochwertiger (umfangreicher, effizienter, schöner) als bereits vorhandene Produkte (Nutzen).

 

Auch wenn es so scheint, dass Projekte nur in Organisationen eingesetzt werden, so ist dies nicht der Fall. Auch wenn man nur dort – und das sehr oft – von Projekten spricht und dieses Werkzeug offensichtlich sehr ernst nimmt, so gibt es zahlreiche Projekte im privaten Bereich, die als solches erkannt werden sollten. Ich meine sogar, dass es ganz besondere Projekte sein sollten, insbesondere wenn obige wkz-Formel zutrifft. In diesem Fall kann Ihnen der Parameter „keine klare Zuständigkeit“ echte Kopfschmerzen bereiten, die sich auflösen müssten, nachdem Sie sich an die eigene Nase und ein Herz gefasst haben.

Also, gehen Sie jetzt wie ein Profi an Ihre Träume heran, in dem Sie ein Projekt daraus machen! Hier einige wild durcheinander gewürfelte Projektbeispiel, die meistens der obigen Formel entsprechen:

  • Bau eines Hauses
  • Entwicklung einer Software
  • Kinderzimmer einrichten
  • Jobwechsel
  • Einrichtung einer IT-Abteilung
  • Internet-Strategie mit Webauftritt
  • Wohnungssuche oder Umzug
  • Herstellen eines Firmenprospektes
  • Videorecorder programmieren (für Nicht-Techniker)
  • Veranstalten von Messen
  • Aufbau einer Verkaufsmannschaft
  • Eine große Reise machen
  • Erschaffung eines neuen Produktbereiches
  • Etablieren von künstlerischem Tun (Malerei, Musik, etc.)
  • Etablieren von Qualitätsstandards
  • Heirat oder Scheidung
  • Einen großen Garten anlegen
  • Einen neuen Computer kaufen
  • u.s.w.

Sie sehen also, dass man auch Problemlösungen und große Expansionen mit einem Projekt bewältigen kann. Wir könnten so

natürlich auch eine ganze Stadt bauen, wenn wir wollten. Ich würde es spannend finden, mal so aus Spaß einen Workshop

über das Projekt "Creation City" - eine riesige sich selbst versorgende Stadt in der Wüste oder mitten auf dem Ozean als Projekt zu planen und durchzuspielen. Ich wette, dass die Teilnehmer dabei größenwahnsinnig werden würden. Denn sie wissen nach diesem Workshop, wie einfach man auch große Dinge herstellen kann, wenn man die Technik für das „Ziele erreichen“ und das Projektmanagement kennt und beherrscht.

Das Projekt als temporäre Mini-Firma

Ich betreibe seit vielen Jahren ein spezielles Projekt-Coaching in Form von schriftlichen Zielvereinbarungen sowie zahlreichen Dokumentationen und bringe Projektmanager dazu, dies

eigenverantwortlich auszuführen. Auch wenn es manchmal spielerisch und sogar lustig dabei zugeht – und das ist auch gut so – braucht es ein gewisses Maß an Disziplin und Werkzeuge, die man unbedingt beherrschen muss.

Folgende Werkzeuge bzw. Dokumente werden bei einem Projekt benötigt und bedürfen genauer Beschreibung bzw. Definition:

  1. Projektziel > was, wie viel, wozu, für wen, bis wann
  2. Projekt-Kernaufgabe > wie; d.h. die grundsätzliche Strategie
  3. Projektname > geistreicher Arbeitstitel; ggf. mit Logo und Slogan, welcher dem Projekt einen motivierenden Spirit verleiht.
  4. Produkt > gewünschtes Endergebnis des Projektes, das an die Initiatoren oder sich selbst übergeben wird.
  5. Projekt-Team > das Grundteam, das vor Projektbeginn aufgestellt wird; mit Aufgabendefinitionen. Bestehend aus Projektleitung, Projektassistenz (Verwaltung, Erledigungen, Formalitäten), ggf. auch Teilprojektleitungen und das Expertenteam (z.B.Techniker, Einkäufer/Besorger, Juristen, Wirtschaftsprüfer, IT-Fachleute, Fachberater, Handwerker, Spediteure, etc.)
  6. Projekt-Ressourcen > mit Einsatzplanung/Kapazitätsplanung.
    a. Menschen: die Hilfskräfte, die wir benötigen. Diese können schon vorhanden sein oder müssen noch rekrutiert werden. Das kann die Personalabteilung der Hauptorganisation (Initiator) vornehmen oder die Projektleitung muss eine Projekt-Personalabteilung einrichten.
    b. Einrichtungen: vorhandene oder zu beschaffende
    c. Maschinen: vorhandene oder zu beschaffende
    d. Werkzeuge: vorhandene oder zu beschaffende
    e. Materialien: vorhandene oder zu beschaffende
  7. Projekt-Ablaufplan > oder auch Projektplan; wie nachstehend beschrieben
  8. Projekt-Checklisten > für die einzelnen Teilbereiche
  9. Projekt-Formulare > zum Erfassen und Weiterleiten von Daten
  10. Projekt-Organisationsstrukturplan > mit Verbindungen zur Hauptorganisation (Initiator)
  11. Projekt-Budget > Geldmittelbeschaffung auf Zeitachse
    a. intern finanzielle Mittel, die aus dem Haushaltsplan der Initiatoren in das Projekt fließen
    b. extern zu beschaffende finanzielle Mittel, die aus Erträgen des Projektgeschäftes resultieren
  12. Juristisches Fundament > mit Absicherung der Haftungsrisiken: Verträge, gesetzliche Anmeldungen und Genehmigungen, Versicherungen

Das ist der “Werkzeugkasten”, mit dem Sie an kleine und große Projekte herangehen müssen. Für kleinere Projekte benötigt man nicht alle Bestandteile, aber sie werden eingesetzt, sobald es sich als sinnvoll herausstellen sollte. Der Projektstart ist ähnlich gestrickt, wie das Aufbauen einer Organisation – nur die Geschwindigkeit ist größer. Nebenbei bemerkt, gibt es nur zwei Fehler, die man in einem Projekt begehen kann: 1. ein Projektschritt zu vergessen und 2. die Reihenfolge von Projektschritten vertauschen, was eine gute Vorausplanung sowie Grundlagenermittlung erfordert.

Aller Anfang ist wichtig

Der wichtigste Teil, eines Projektes – vor allem für die gewünschte Qualität des Endergebnisses – ist der Projektstart. Er liegt im ersten Viertel der gesamten Zeitskala und nennt sich meist Planungsphase. In dieser Phase müssen die oben aufgeführten Werkzeuge erschaffen und gegebenenfalls im Laufe des Projektfortschrittes verifiziert werden. Weiterhin wird während dieser Planungsphase eine umfassende Grundlagenermittlung mit anschließender Strategiegewinnung durchgeführt.

Der Hauptzweck eines Projektes ist, mittels auf ein bestimmtes Ziel ausgerichteten Handelns, ein Produkt herzustellen oder zu optimieren, das einen Bereich des Lebens und/oder einer eigenen oder fremden Firma etabliert (auch einen Dienst am Kunden zu vollbringen gehört dazu) oder in Ordnung bringt.

Kurz: Völlige Kontrolle (nächstes Kapitelin neue und/oder wichtige Bereiche hineinbringen.



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ISBN: 978-3833404122

 



Der obere Bereich dieses Kapitels wurde am 20.08.2019 revidiert und ergänzt; insbesondere die Definition.