Kapitel aus dem Buch "Spielend zum Ziel - Handbuch für das Erreichen Ihrer persönlichen Ziele"

Je üppiger die Pläne blühen, umso verzwickter wird die Tat.

Erich Kästner

Das Wort Projekt leitet sich ab von lateinisch „proiectum“ bzw. „proiectus“: „nach vorn geworfen“.

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einer Reihe von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um

unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit und

Ressourcen ein Ziel zu erreichen.

Die Zielvorgaben eines Projektes sollten nach der so genannten SMART-Regel vorab formuliert werden: SMART = spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert.

Je nach Größe können Projekte in Phasen oder Abschnitte

gegliedert werden, hier werden dann häufig Projektteams für

eine bessere Steuerung gebildet. Projektphasen enden jeweils

mit einem Meilenstein, deren Erreichung ist ein Maß für den

Fortschritt des Projekts. Eine zeitliche und inhaltliche Überlappung von Projektphasen ist möglich.

Das Produkt hat nur dann einen wirtschaftlichen Nutzen, wenn es jemand haben will. Dann wird man es gegen ein anderes und gleichwertiges Produkt (natürlich stellvertretend gegen Geld) eintauschen können.

Oft frage ich „Dienstleister“ nach ihrem Produkt. Dann bekomme ich meist die Antwort, dass man eigentlich kein Produkt habe, da man ja nichts herstellt. Das ist jedoch falsch, denn auch eine Dienstleistung ist in Folge ein Produkt, das eben nur anders zu definieren ist.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, um ein Projekt

zu haben? Hier machen wir uns die Arbeit leicht: Jede Angelegenheit, die wichtig genug ist, die komplex zu sein scheint und für die irgendwie keiner richtig zuständig ist.

Die Formel lautet kurz:

Wenn eines dieser drei Bestandteile besonders groß ist, genügt es schon, daraus ein Projekt zu "machen". Oder besser: Sie haben das Projekt bereits, auch wenn Sie es nicht als solches wahrnehmen.

Ein Projekt ist quasi die Planung zur Erreichung von Zielen und hat immer ein Produkt als Ergebnis (Projektziel). Dieses Produkt ist entweder völlig neu oder wesentlich hochwertiger (umfangreicher, effizienter, schöner) als bereits vorhandene Produkte.

Auch wenn es so scheint, dass Projekte nur in Organisationen eingesetzt werden, so ist dies nicht der Fall. Auch wenn man nur dort – und das sehr oft – von Projekten spricht und dieses Werkzeug offensichtlich sehr ernst nimmt, so gibt es zahlreiche Projekte im privaten Bereich, die als solches erkannt werden sollten. Ich meine sogar, dass es ganz besondere Projekte sein sollten, insbesondere wenn obige wkz-Formel zutrifft. In diesem Fall kann Ihnen der Parameter „keine klare Zuständigkeit“ echte Kopfschmerzen bereiten, die sich auflösen müssten, nachdem Sie sich an die eigene Nase und ein Herz gefasst haben.

• Bau eines Hauses
• Entwicklung einer Software
• Kinderzimmer einrichten
• Einrichtung einer IT-Abteilung
• Internet-Strategie mit Webauftritt
• Wohnungssuche oder Umzug
• Herstellen eines Firmenprospektes
• Videorecorder programmieren (für Nicht-Techniker)
• Veranstalten von Messen
• Aufbau einer Verkaufsmannschaft
• Eine große Reise machen
• Erschaffung eines neuen Produktbereiches
• Etablieren von künstlerischem Tun (Malerei, Musik, etc.)
• Etablieren von Qualitätsstandards
• Heirat oder Scheidung
• Einen großen Garten anlegen
• Einen neuen Computer kaufen
• u.s.w.

Sie sehen also, dass man auch Problemlösungen und große Expansionen mit einem Projekt bewältigen kann. Wir könnten so

natürlich auch eine ganze Stadt bauen, wenn wir wollten. Ich würde es spannend finden, mal so aus Spaß einen Workshop

über das Projekt "Creation City" - eine riesige sich selbst versorgende Stadt in der Wüste oder mitten auf dem Ozean als Projekt zu planen und durchzuspielen. Ich wette, dass die Teilnehmer dabei größenwahnsinnig werden würden. Denn sie wissen nach diesem Workshop, wie einfach man auch große Dinge herstellen kann, wenn man die Technik für das „Ziele erreichen“ und das Projektmanagement kennt und beherrscht.

Ich betreibe seit vielen Jahren ein spezielles Projekt-Coaching in Form von schriftlichen Zielvereinbarungen sowie zahlreichen Dokumentationen und bringe Projektmanager dazu, dies

eigenverantwortlich auszuführen. Auch wenn es manchmal spielerisch und sogar lustig dabei zugeht – und das ist auch gut so – braucht es ein gewisses Maß an Disziplin und Werkzeuge, die man unbedingt beherrschen muss.

Folgende Werkzeuge bzw. Dokumente werden bei einem Projekt benötigt und bedürfen genauer Beschreibung bzw. Definition:

1. Projektziel > was, wie viel, wozu, für wen, bis wann
2. Projekt-Kernaufgabe > wie; d.h. die grundsätzliche Strategie
3. Projektname > geistreicher Arbeitstitel; ggf. mit Logo und Slogan, welcher dem Projekt einen motivierenden Spirit verleiht.
4. Produkt > gewünschtes Endergebnis des Projektes, das an die Initiatoren oder sich selbst übergeben wird.
5. Projekt-Team > das Grundteam, das vor Projektbeginn aufgestellt wird; mit Aufgabendefinitionen. Bestehend aus Projektleitung, Projektassistenz (Verwaltung, Erledigungen, Formalitäten), ggf. auch Teilprojektleitungen und das Expertenteam (z.B.Techniker, Einkäufer/Besorger, Juristen, Wirtschaftsprüfer, IT-Fachleute, Fachberater, Handwerker, Spediteure, etc.)
6. Projekt-Ressourcen > mit Einsatzplanung/Kapazitätsplanung.
   a. Menschen: die Hilfskräfte, die wir benötigen. Diese können schon vorhanden sein oder müssen noch rekrutiert werden. Das kann die Personalabteilung der Hauptorganisation (Initiator) vornehmen oder die Projektleitung muss eine Projekt-Personalabteilung einrichten.
   b. Einrichtungen: vorhandene oder zu beschaffende
   c. Maschinen: vorhandene oder zu beschaffende
   d. Werkzeuge: vorhandene oder zu beschaffende
   e. Materialien: vorhandene oder zu beschaffende
7. Projekt-Ablaufplan > oder auch Projektplan; wie nachstehend beschrieben
8. Projekt-Checklisten > für die einzelnen Teilbereiche
9. Projekt-Formulare > zum Erfassen und Weiterleiten von Daten
10. Projekt-Organisationsstrukturplan > mit Verbindungen zur Hauptorganisation (Initiator)
11. Projekt-Budget > Geldmittelbeschaffung auf Zeitachse
    a. intern finanzielle Mittel, die aus dem Haushaltsplan der Initiatoren in das Projekt fließen
    b. extern zu beschaffende finanzielle Mittel, die aus Erträgen des Projektgeschäftes resultieren
12. Juristisches Fundament > mit Absicherung der Haftungsrisiken: Verträge, gesetzliche Anmeldungen und Genehmigungen, Versicherungen

Das ist der “Werkzeugkasten”, mit dem Sie an kleine und große Projekte herangehen müssen. Für kleinere Projekte benötigt man nicht alle Bestandteile, aber sie werden eingesetzt, sobald es sich als sinnvoll herausstellen sollte. Der Projektstart ist ähnlich gestrickt, wie das Aufbauen einer Organisation – nur die Geschwindigkeit ist größer. Nebenbei bemerkt, gibt es nur zwei Fehler, die man in einem Projekt begehen kann: 1. ein Projektschritt zu vergessen und 2. die Reihenfolge von Projektschritten vertauschen, was eine gute Vorausplanung sowie Grundlagenermittlung erfordert.

Der Hauptzweck eines Projektes ist, mittels auf ein bestimmtes Ziel ausgerichteten Handelns, ein Produkt herzustellen oder zu optimieren, das einen Bereich des Lebens und/oder einer eigenen oder fremden Firma etabliert (auch einen Dienst am Kunden zu vollbringen gehört dazu) oder in Ordnung bringt.

Kurz: Völlige Kontrolle (nächstes Kapitel) in neue und/oder wichtige Bereiche hineinbringen.

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